Firmy, które mają rozliczenia finansowe, muszą sporządzać co roku podsumowanie zamknięcia. skoro jakiś przedsiębiorca zauważył utratę wartości aktywów, obowiązkowo musi on zamieścić go w bilansie. Lecz zamieszczenie omawianych odpisów aktualizacyjnych nie jest łatwe i wymaga specjalistycznej wiedzy, bo zgodnie z zapisami prawa (a zatem przede wszystkim ustawą o rachunkowości) jest wiele różnych sposobów wyceny pozycji bilansu. Specjalista wie, którą z nich zastosować i w jaki sposób policzyć rzetelną utratę wartości aktywów.
Czym są aktywa? To zasoby majątkowe danego firmy (w przeciwieństwie do pasywów, określających źródła, z których finansowany jest majątek firmy). W skład aktywów wchodzą: aktywa trwałe oraz aktywa obrotowe. Do aktywów trwałych zalicza się: majątek rzeczowy, długoterminowe należności i inwestycje oraz wartości niematerialne i prawne, oraz długoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Majątek obrotowy stanowią natomiast: należności i inwestycje krótkoterminowe, środki pieniężne oraz zapasy i krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Już to wskazanie składników tej części bilansu obrazuje ich zróżnicowanie. A to oznacza, że również wycena wartości oraz utraty wartości aktywów wymaga dobrania różnych metod - dopasowanych ściśle od charakteru danego elementu.
Wycena aktywów skupia się najczęściej na oszacowaniu albo ich wartości albo na podstawie kosztu nabycia bądź ceny wytworzenia, albo też wartości formalnej - czyli de facto wartości, za którą organizacja mogłaby jakiś fragment majątku sprzedać. Zmienna Niestała sytuacja rynkowa gospodarcza, relacje z innymi konkurencyjnymi podmiotami funkcjonującymi istniejącymi na rynku, a także nieprzewidziane nieokreślone sytuacje wydarzenia losowe sprawiają przesądzają jednak, że cena koszt netto lub wartość koszt danego wskazanego składnika majątku mogą ulegać zmianom przemianom. Utratę wartości aktywów należy wart monitorować obserwować na bieżąco - ponieważ bo w wielu częstych przypadkach wypadkach firma przedsiębiorstwo może przewidzieć zauważyć, że do niej dojdzie. Dobrym znakomitym przykładem jest tu np. pogorszenie obciążenie sytuacji kondycji finansowej kapitałowej kontrahenta odbiorcy lub wahania cen walut bądź wartości kosztów instrumentów finansowych pieniężnych, w które przedsiębiorstwo zainwestowało.
Oczywiście - jak wspomnieliśmy wcześniej - konkretny sposób, w jaki szacuje się stopień utraty wartości aktywów, musi być przystosowany dokładnie do typu tego składnika majątku. Zupełnie inaczej wygląda on bowiem w przypadku kapitału materialnego - takiego jak budynki czy flota firmowych samochodów, a zupełnie inaczej - w przypadku wartości niematerialnych i prawnych. Te drugie są dobitnym przykładem, który pomaga zobrazować, dlaczego analizą utraty wartości aktywów zawsze powinien się zajmować specjalista. Do wartości niematerialnych i prawnych należą bowiem różnego rodzaju licencje czy patenty. Wyobraźmy sobie sytuację, w której wynalazca wynajduje zupełnie inną technologię, która bardzo obniża wartość metod dotychczas używanych. Albo wytwórca oprogramowania wprowadza na rynek lepszy aplikację do realizacji konkretnych zadań - w związku z czym oprogramowanie użytkowane w konkretnej chwili przez przedsiębiorstwo okazuje się gorsze, mniej trafne, a może nawet w niektórych sytuacjach złe. Jak oszacować wówczas, ile straciła organizacja, która zainwestowała wcześniej w zamówienie takiego systemu?
Z pozoru może się wydawać, że tego rodzaju błąd nie pociąga za sobą żadnych kar - wszak to przedsiębiorca ponosi skutki utraty wartości aktywów. Warto jednak pamiętać, że przedsiębiorcy, prowadząc rachunkowość, zobowiązują się do rejestrowania w nich rzetelnych, dokładnych danych. Jeśli firma w obliczu utracenia części majątku będzie podawała w bilansie cały czas te same dane, może zostać posądzona o zawyżanie kwoty majątku, a takie podejście również jest niedozwolone. Nie tylko podważa ono wiarygodność firmy, ale także może narazić ją na konsekwencje, jeśli w oparciu o wyliczenia podejmowane są decyzje majątkowe (np. otwarcie kredytu bankowego, dotacji lub innej formy wsparcia działalności firmy).